Mötesvanor

Mötet är en grundläggande byggsten för mänskligt samarbete. Möten har hållits längre än själva mänskligheten funnits till; man skulle tycka att reglerna för produktiva möten hunnit mogna lite mer än telefonbeteendet. Så är säkert fallet, men ny teknik har gillrat ett antal nya fällor, vid sidan av dem som funnits sedan urminnes tider.

Ändamålet för ett möte kan variera. Lära känna nya människor. Få nya idéer. Sprida kunskap, iver, arbetsglädje. Skapa stöd för förslag. Fatta beslut. Den gemensamma nämnaren för alla möten är att de utgör en del av en process, och att mötets deltagare sannolikt har olika mål med sitt deltagande i mötet.

Den kloke mötessammankallaren börjar just från dessa två komponenter: processen och deltagarnas intressen. Sammankallaren har rimligen ett egenintresse att följa, och då gäller det att gestalta den fortsatta processen på ett sådant sätt att deltagarna ser sina intressen befrämjas av att bidra till mötet.

Det ovanstående må låta abstrakt, men många möten sammankallas av personer som inte gjort sin grundläggande läxa. De går på rutin, utan att ha gestaltat rutinerna så att processläget och deltagarintressena beaktas.

Låt oss börja nysta från processläget. Som mötesledare må du tro dig veta precis vilket beslut som är rätt för organisationen. Du har ett färdigt beslutsförslag och kanske rentav har helt rätt i ditt omdöme om vilket beslut som skall fattas. Då kan man ju fråga sig vad mötet alls ska vara bra till; är det inte bara att verkställa beslutet?

Svaret är att du kanske inte har formella befogenheter att fatta beslutet. Eller, fastän du skulle ha dem, vill du att deltagarna ska känna sig övertygade om att beslutet är det rätta. Eller kanske du bara tror att du har rätt, och mötet kan vidareutveckla och förädla din tanke.

Alltså måste du som mötessammankallare låta tanken mogna hos de andra mötesdeltagarna. Föga vill du heller, då du själv deltar i ett möte, agera gummistämpel för andras färdigtuggade tankar. Mötet är en central del av organisationens mognadsprocess.

Deltagarnas intressen är delvis synliga, explicita och överenskomna, delvis förborgade, indirekta och självcentrerade. Den gode mötesledaren beaktar alla kategorier av intressen, somliga offentligt och somliga utan att redogöra för sina bevekelsegrunder.

Än så länge är tankarna allmängiltiga nog för att kunna tillämpas på medeltiden, eller varför inte stenåldern. Fastän flygplatsväntetider, intranet-befogenheter och roamingkostnader för telefonsamtal tagna utrikes komplicerar vardagen, kvarstår grundsanningarna.

Moderniteterna ökar kraven, men tillika möjligheterna.

Hur gestaltar man ett produktivt möte, med beaktande av den oförändrade mänskliga naturen och de totalt förändrade omständigheterna?

Jag tror att mötesproduktiviteten förutsätter en kombination av disciplin och arbetsglädje. Disciplinen behöver mötesledaren för att sätta ramarna för deltagarnas arbetsglädje. Disciplinen utgörs framför allt av ordförandes egen självdisciplin, att förbereda mötet i tid och tillräckligt väl, att starta mötet i tid, fördela ordet, lyssna och hålla ångan uppe, att sluta mötet inom utsatt tid och att se till att mötet blir dokumenterat, klart och tydligt, utan större dröjsmål. Mötesledaren har en förebildsfunktion: Inte tillåta påhopp, inte brusa upp själv, inte svamla, utan skapa energi, låta mötesdeltagarna föra processen vidare, låta andra vara i rampljuset och själv ge styrning och beröm.

Riktlinjerna ovan uppfattar jag gälla allt från fysiska möten till vilka endel deltagare rest över Atlanten, ända till veckoliga ledningsgruppsmöten per telefon.

Mötesledaren måste hitta en balans. En balans mellan att tänka själv och låta andra tänka, mellan att förbereda för mycket (så att ingen ser anledning att kommentera) och för litet (så att det inte finns någon struktur att bygga på). En balans mellan att dokumentera snabbt (så att anteckningarna delas ut när de är färska, om än bristfälliga) och väl (men så sent att deltagarna spillt arbetstid genom att lita till sin egen vantolkning av vad mötet egentligen beslutit att vem skall göra tills när). En balans mellan deltagarnas fokusering på mötesagendan och tillåtande av mejlande och skajpning i bakgrunden då sådana punkter behandlas som inte ligger deltagarens intresse nära.

Mötesprotokollet är viktigt och goda mötesanteckningar sällsynta. Goda anteckningar blir det sällan om mötes­ordföranden också är sekreterare, eftersom det är mentalt mycket krävande att samtidigt driva mötets grupp­dynamik, hitta på lösningar och formulera lösningsförslagen i skrift. Jag har själv sett många mötessekreterare som strukturerat och formulerat gruppens tankar väl i skrift avancera till goda chefer, men få goda chefer som inte tidigare varit goda mötessekreterare. Väldigt sällan har jag upplevt någon som kunnat leda ett krävande möte och samtidigt skapa välstrukturerad text. Den gode ledaren tar därför med en påläggskalv eller ålägger en betrodd deltagare att dokumentera mötet och dela ut protokollet på ett tidsenligt sätt, må det då vara per intranet, Google Docs, en PDF-fil på Dropbox eller, rätt och slätt, i form av ett mejlinnehåll. Sällan är det dock förnuftigast med en pappersutskrift och aldrig med en .doc-bilaga.

Före mötet planterar den gode mötesledaren tankar i andras huvuden. Sker detta på ett oetiskt, manipulativt sätt kal­las det mygel. Att mötesordföranden sonderar tankar, samlar idéer och pejlar åsikter är dock nödvändigt om mötet avhandlar svårare frågor och ordförande vill vara förberedd. Föregripande av verkliga diskussioner genom på förhand de facto fattade beslut leder till oengagerade och demoraliserande gummistämpelmöten. Undantaget må då vara av typen bolagsstämmor, som ofta kan förberedas så väl att protokollet är skrivet redan på förhand.

Och hittar du faktiskt ingen att föra pennan under mötet, hjälps inget annat än att du själv rekonstruerar tankarna i skrift efter mötet, så gott du kan.
Som VP Collaboration i SkySQL Ab svarar Kaj Arnö för kommunikation och samarbete inom ett bolag med knappt 50 anställda i 15 länder. Här delar Kaj med sig av sina tankar om både tekniska och sociala aspekter på hur man bäst gestaltar dagens olika former av kommunikation.