Nya tekniska hjälpmedel, såsom videoanläggningar och mjukvarubaserade kanban-tavlor, möjliggör en alltmer virtuell arbetsmiljö. I praktiken betyder det att man som anställd inte behöver vistas på kontoret eller någon annan specifik plats för att kunna utföra sitt jobb. Platsoberoende arbetsmetoder är ofta redan vardag exempelvis för kunskapsarbetare i internationella team, servicetekniker som frekvent besöker kundanläggningar, samt anställda som helt enkelt föredrar att stanna på hemmakontoret.
Christian Arrhenius funderar på moderna arbetssätt ur Y-generations perspektiv. Han deltog i Forums reverse mentoring 2017, och jobbar på Helmet Capital.
Även den mest konservativa jobbarens elektroniska kalender invaderas av Skype-möten, medan filer ploppar in via plattformar såsom Onedrive, Dropbox och Google Drive. Det virtuella serviceutbudet har starka nätverkseffekter, alltså ökar nyttan då flera i din näromgivning använder samma tjänster. Därför sprids bruket ofta snabbt då en viss kritisk massa uppnåtts. I dagsläget är det tydligt att virtuella och platsoberoende arbetsmetoder är något vi helt enkelt måste vänja oss vid, på gott och ont.
Finns förtroende? Distansarbete kräver starkt förtroende, eftersom individuella resultat sällan är lätt mätbara. Speciellt inom kunskapsarbete är produkten av en individs insats ofta icke-kvantitativ, den påverkas av flera yttre faktorer och i många fall är den enskilda individens de facto-bidrag oklart. På kontoret kan arbetsgivaren i varje fall följa med hur många timmar arbetstagaren sätter in. Det är långt ifrån den bästa måttstocken, men har sannolikt ens en svag korrelation med arbetets resultat. Av denna orsak kan kontrollfixerade organisationer ha svårt att acceptera distansarbete om det inte är absolut nödvändigt.
Hur produktivt distansarbete är beror i regel på arbetsuppgiften och på dagens agenda. Fråga dig själv “når jag sannolikt ett bra resultat via distansarbete idag?”. För mig är svaret oftast nej. Presentationens budskap förmedlas effektivare via fysisk närvaro, och mindre frågor är lättare att lösa genom en snabb diskussion ansikte mot ansikte. Det råder absolut en högre tröskel att ringa eller chatta, och jag tror detta hinder upplevs som ännu högre av medlemmar av äldre generationer. Gå alltså inte i fällan att tänka att varje uppgift kan skötas lika framgångsrikt var du än befinner dig.
Hur hantera den sociala biten? En fallgrop på organisationsnivå då det gäller att stöda moderna platsoberoende arbetsmetoder är att endast fokusera på miljön – den fysiska (kontoret) och virtuella (informationsteknologin). Glöm dock inte bort arbetsplatsens sociala aspekt. Hur skapa och upprätthålla samma sociala kontakt via virtuella hjälpmedel? En svår fråga, men inte omöjlig att lösa. Tänk bara hur framgångsrikt dagens unga umgås via sociala medier och diverse appar.
Något som dödar socialt umgänge är däremot en alltför stel agenda som inte ger plats för informell diskussion. Låt anställda tala om sina barn, husdjur, hobbyer eller annat som intresserar dem. Grunda åtminstone ett “virtuellt kafferum” där dessa diskussioner kan föras.
Som utbildad produktionsekonom måste jag väl erkänna att det låter som den ultimata produktivitetssänkaren: att uppmuntra arbetstagare att inte jobba under (hela) arbetstiden. Men vad vore alternativet? Utan den sociala faktorn lider arbetstillfredsställelsen, motivationen och individens välmående, vilket i slutändan kan resultera i betydligt lägre produktivitet. Sist och slutligen är de sociala preferenserna individuella. För de mest introverta räcker några diskussioner per vecka (om ens det) för att nå en optimal nivå, medan somliga blir stuggalna redan efter en halv dag på hemmakontoret.
Minns säkerheten. En annan aspekt man inte får glömma är informationssäkerheten, eftersom hoten växer då man lämnar den trygga kontorsmiljön. Lyckligtvis finns det lösningar som dämpar riskerna. Vissa är rent tekniska, ta till exempel i bruk sekretessfilter på din bärbara dator och övergå till säkrare krypterings- och autentiseringsmetoder.
Andra åtgärder kräver instruktioner och riktlinjer: Var är det okej att föra konfidentiella arbetssamtal? Vilka fildelningsplattformar och andra tjänster får användas för att överföra företagets information?
Avslutningsvis: distansarbete har inget egenvärde. Det utgör ett verktyg som ger flexibilitet att arbeta standardiserat med kollegor och samarbetspartners – oberoende av var dessa befinner sig. Moderna verktyg hjälper minska på onödigt resande, vilket ger både kostnads- och miljöfördelar. Alla arbetsuppgifter kan eller bör dock inte skötas från distans, och vad detta innebär varierar från person till person.
Jag påstår samtidigt att varje årskull ivriga arbetstagare blir snäppet bättre på distansjobb, och senast om tio år kan vi tack vare “nätets infödda” (eng. “digital natives”) se betydligt djupare kollaboration via virtuella medel. Av dagens beslutsfattare efterlyser jag nyfikenhet och öppenhet gentemot nya sätt att arbeta tillsammans. De virtuella verktygen har utvecklats med stormsteg, låt oss ta ut all nytta av dem!
